• Contact
  • Fiscount Loonservice
  • SALARIS ADMINISTRATIES
  • KLANTENPORTAAL
  • Vacatures
Bel ons +31 (0)70 3382730
HealthFlex
×
  • Home
  • Diensten
    • Accountancy
    • Belastingen
    • Advies
    • Salarisadministratie
    • Onze Services
  • Medische Branches
    • Mondzorg
    • Huisartsen
    • Dierenartsen
    • Fysiotherapeuten
    • Psychologen/Psychiaters
    • Medisch Specialist
    • Logopedie
    • Overige (para)Medici
  • Informatie
  • Over ons
    • Ons Team
    • Vacatures
  • Nieuws
  • Contact

Hoelang digitale stukken verplicht bewaren?

Hoelang digitale stukken verplicht bewaren?
29/04/2022Actueel

Zoals u weet, gelden er voor diverse soorten administratieve bescheiden verschillende verplichte minimale bewaartermijnen. Hoe zit dat met digitale bescheiden?

Wettelijke bewaarplicht

Als administratieplichtige bent u verplicht de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die fiscaal relevant kunnen zijn, gedurende zeven jaar te bewaren (art. 52 lid 4 AWR) . Let op. Er gelden echter meerdere bewaartermijnen.

Ook digitale administratie. Dit geldt ook voor uw digitale administratie. Zo moet u alles wat van belang is voor de bedrijfsuitvoering bewaren in de vorm waarin het deel is gaan uitmaken van uw administratie. Let op. U dient de authenticiteit (herkomst), de integriteit (betrouwbaarheid) en de leesbaarheid van de gegevens te waarborgen. Hoe u dat doet, mag u zelf bepalen. Daarbij dient u uw administratie zo in te richten dat een inspecteur bij een controle de gegevens die fiscaal relevant zijn, eenvoudig kan controleren.

Voorbeeld.Ontvangt u facturen per e-mail, dan is het enkel printen van de factuur niet voldoende. U moet namelijk aannemelijk kunnen maken dat de factuur daadwerkelijk van de leverancier afkomstig is en dat de inhoud niet veranderd is. Dit kunt u bijv. doen door de oorspronkelijke e-mail met de factuur als bijlage te bewaren.

Controle. Bij een controle wordt onder andere voor het onderzoek naar de juistheid van de kosten en de in vooraftrek gebrachte omzetbelasting aansluiting gezocht met de financiële administratie, maar ook met andere informatiebronnen, zoals relevante digitale bestanden die u via e-mail heeft ontvangen. Dit houdt dus in dat de inspecteur bij een controle uw- e-mails mag inzien. Let op. Houd uw zakelijke e-mails en uw privé-e-mails gescheiden. Doet u dit niet, dan heeft de inspecteur bij een controle ook inzage in uw privé-e-mails (ECLI:NL:GHARL:2022:715) .

Conversie. De Belastingdienst spreekt van ‘conversie’ als u gegevens overbrengt naar een andere gegevensdrager. Dit is bijv. het geval als u facturen en bonnetjes die u op papier ontvangen heeft, inscant (art. 52 lid 5 AWR) . U moet dan wel aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • u zet alle gegevens over;
  • u zet de gegevens inhoudelijk juist over;
  • u zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar is;
  • u kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
  • u zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Voldoet u aan deze voorwaarden?

Dan hoeft u de originele papieren documenten niet meer te bewaren. U hoeft hiervoor geen toestemming aan de Belastingdienst te vragen. In beginsel mag u alle documenten converteren met uitzondering van de balans en de staat van baten en lasten alsmede bepaalde douanedocumenten.

Scans? Scans moeten volledig en goed leesbaar zijn. Zo moet u van een document de informatie op alle bladzijden (voor- en achterkant) en bijlagen van het document scannen. Let op. Hierbij is het van belang dat u kunt aantonen dat de factuur alle echtheidskenmerken nog bevat, zoals papiersoort, kleur, logo en watermerk. Tip. In kleur scannen geniet de voorkeur, maar is niet verplicht zolang er geen fiscale informatie verloren gaat. U kunt dan ook kiezen voor een hoge resolutie bij een zwart-witscan. Let op. Een watermerk kan bij conversie verloren gaan. Bewaar altijd zo’n originele factuur.

Arts en Accountant staat voor u klaar!

Vind hier alle informatie

Nieuwsbrief

Vul uw email in om u aan te melden voor onze nieuwsbrief.

Medisch Financieel Specialist nodig?

Neem contact met ons op!

Nieuwsarchief

  • Minister drukt pauzeknop in voor jaarverantwoording
  • Voorstel verplichte AOV in 2024 verwacht
  • Einde hypotheekrenteaftrek komt langzaam in zicht, wie krijgen het lastig?
  • Zorgverleners moeten medische gegevens online delen (1 juli 2023)
  • Hoe gebruik ik als ondernemer de werkkostenregeling (WKR)?
  • Belastingdienst trekt uitstel coronabelastingschulden van wanbetalers in
  • Personenvennootschap in nieuwe jas?
  • Ziekmelding niet geaccepteerd, ontslag op staande voet onterecht
  • Hoge Raad schept duidelijkheid: wanneer is een zzp’er toch in loondienst?
  • Belastingrente: Verhoging belastingrente van 4% naar 6% voor btw, loonbelasting en andere belastingen
  • De nieuwe pensioenwet: dit betekent het voor u
  • Fiscus begint eind augustus pas met invorderen coronaschulden
  • Internetconsultatie over beperkte toegang tot het UBO-register
  • ‘Meeste zzp’ers zijn tegen verplichte arbeidsongeschiktheidsverzekering’
  • Online huisarts ‘enige optie’ voor groeiend aantal patiënten
  • Hoe hoog is de wettelijke rente?
  • Waarnemingsvergoeding tandartsenmaatschap btw-belast
  • Belastingdienst overtreedt eigen regels inhuur zzp’ers
  • Nieuwe wetten en regels voor mkb’ers vanaf 1 juni 2023
  • Besluit medische vrijstelling gewijzigd voor diensten medisch pedicure
  • 10 minuten voor werktijd verplicht aanwezig: betaalde werktijd
  • De magische 1225 uur: alles over het urencriterium
  • Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza): MSB
  • Aandacht van cybercriminelen verschuift naar mkb
  • Gevolg Deliveroo-arrest: toets uitvoering modelovereenkomst van opdracht aan daadwerkelijke afspraken
  • Wat worden de regels over de beoordeling van arbeidsrelaties?
  • Belastingdienst schort opleggen definitieve aanslagen en afhandelen van bezwaarschriften box 3 op
  • Software-updates: houd de deur dicht voor hackers
  • Zal ik mijn meewerkende partner een meewerkbeloning geven of meewerkaftrek claimen?
  • Rechtbank wijst eis logopedisten af
  • Gevolgen rekening-courantschuld door Wet excessief lenen
  • Zakelijke rijders pleiten voor variabele bijtelling
  • Handreiking jaarverantwoording Wtza: overzicht van welke gegevens gepubliceerd moeten worden en wie wat kan inzien
  • Voornemen verruiming openbaarmakingstermijnen openbare jaarverantwoording voor deel nieuwe verantwoordingsplichtigen
  • Tweede Kamer wil uitleg van minister Helder over jaarverantwoordingsplicht
  • Deadline nadert voor aanvraag uitstel aanleveren gegevens UBD-verplichting!
  • VEB start proefproces over box 3-heffing beleggingen
  • Definitieve forfaitaire rendementen box 3 2022 gepubliceerd
  • Toch geen verhoging belastingrente Vpb en bronbelasting per 1 maart
  • Niet op afspraken bedrijfsarts komen is redelijke grond voor ontslag
  • VWS volhardt in invoering jaarverantwoording
  • Nieuw model Overeenkomst van opdracht Mondzorgpraktijk beschikbaar
  • Box 3-heffing op basis van werkelijk rendement nog geen uitgemaakte zaak
  • Eerste lijn kritisch over wetsvoorstel Wibz: opnieuw lastenverzwaring
  • Belastingdienst verstuurt informatiebrieven aan niet-bezwaarmakers box 3
  • UBD per 2022
  • Belastingrente Vpb per 1 maart naar 10,5 procent
  • Aansprakelijkheid Maat stopt niet bij uittreding
  • Belastingdienst gaat soepel om met uitstelverzoek renseignering
  • Medisch specialisten verplicht in loondienst?
  • Definitieve aanslagen inkomstenbelasting met box 3-heffing: maak bezwaar!
  • UBO-register kan weer publiekelijk toegankelijk worden, maar kabinet kiest daar niet voor
  • Capaciteitsplan 2024-2027 Deelrapport 3b tandartsen en mondhygiënisten januari 2023
  • AVG en verplichtingen voor de werkgever: hoe zit het precies?
  • Helft werkgevers moet nog definitieve NOW-aanvraag doen
  • Rittenregistratie niet nauwkeurig genoeg, bijtelling terecht
  • (geen titel)
  • Heeft u dit jaar gewerkt met zzp’ers? Dan moet u actie ondernemen
  • Let op! Renseigneringsverplichting voor zzp’ers die niet btw-plichtig zijn
  • Winstuitkering in de zorg onder druk door Wetsvoorstel integere bedrijfsvoering zorgaanbieders?
  • Juridische regels (schijn)zelfstandigheid verder uitgewerkt, meer handhaving fiscus
  • 40% ondernemers bewaart bonnen in een schoenendoos
  • Aantal openstaande vacatures in de zorg stijgt door
  • Aantal faillissementen stijgt, vooral onder mkb’ers
  • Minister deelt voornemen voor uitstel jaarverantwoordingsplicht
  • Bevestiging ministerie van Financiën: niet-bezwaarmakers box 3 hebben dezelfde rechtspositie als massaal bezwaarmakers
  • Europees Hof haalt streep door publieke toegankelijkheid UBO-register
  • Kaag: tijdelijk geen informatieverstrekking uit UBO-register na uitspraak hof
  • BTW vrijstelling Medische beroepsbeoefenaren
  • Jubelton vooruitlopend op afschaffing nog erg in trek
  • Drie eindejaarstips voor lijfrentehouders. Wel of geen directe actie vereist?
  • De nieuwe box 3-wetgeving en de overbruggingsregeling voor de tussenliggende jaren
  • Vrije ruimte in 2023 tijdelijk omhoog naar 3 procent
  • Belastingplan 2023: afschaffing doelmatigheidsmarge gebruikelijk loon
  • Financieel experts voorzien grote problemen door overbruggingswet box 3
  • Wetsvoorstel Belastingplan 2023, het overzicht
  • Rendementspercentage ‘overige bezittingen’ box 3 voor 2023 bekend
  • Schouten opent optie tweede pijlerpensioen voor zzp’ers
  • Het kabinet versoepelt de regels rondom het aflossen van coronabelastingschulden
  • Door coronajaar eerdere vrijval FOR toegestaan?
  • Belastingplan 2023
  • Andere in het Belastingplan 2023 voorgestelde maatregelen zijn onder meer
  • Kabinet stelt box 3-belasting over werkelijk rendement uit tot 2026
  • Kleineondernemersregeling gebruiken
  • Opdrachtgever moet zelfstandigheid zzp’er bewijzen
  • Wijziging arbeidswetgeving: wat zijn de civielrechtelijke en fiscale aandachtspunten?
  • Het ‘Wetsvoorstel excessief lenen bij de eigen vennootschap’ in het kort
  • Betalingstermijn coronaschulden toch verlengd naar 7 jaar
  • Jaarverantwoording over 2022
  • Gedupeerden spaartaks geïnformeerd over teruggaaf
  • Tijdelijke regeling UBO-register verlengd tot 1 januari 2023
  • Maatregelen kabinet tegen belastingontwijking en belastingontduiking
  • Tandartsbedrijf betaalde ruim 2 miljoen euro losgeld aan hackers
  • Verbod op nevenwerkzaamheden 2022: wat mag (straks) nog?
  • Leegwaarderatio niet afgeschaft maar geactualiseerd
  • ‘Achilleshiel van maatschappij’, zes oorzaken van personeelstekort
  • Jaarverantwoording over het jaar 2022
  • Box-3-rechtsherstel niet-bezwaarmakers pas op Prinsjesdag bekend
  • Kabinet haalt een streep door nulurencontracten
  • Beter met de warme dan met de koude hand?

Kantoor Den Haag

Bezoekadres
Jan van Nassaustraat 125  
2596 BS Den Haag

+31 (0)70 3382730

info@artsenaccountant.nl

Aangesloten bij

NBA

Novak

Register Belastingadviseurs

Wij steunen:

Informatiemenu

  • Nieuwe Klant
  • Benchmark Tools
  • Veelgestelde vragen
  • Klachtenbehandeling
  • Klokkenluidersregeling
  • Support
  • Privacy Policy
Copyright & Cookies | © 2017-2023 All rights reserved
Designed by Alentejo Webdesign